Quelle est l'importance de l'archivage en entreprise ?
Après la création d'une entreprise, vient la phase de développement. Et pour y arriver, il est nécessaire d'observer quelques pratiques, notamment l'archivage. Bien plus qu'une contrainte légale, l'archivage de documents constitue un excellent moyen pour valoriser votre entreprise. A la lecture de cet article, vous découvrirez les enjeux d'une telle opération pour votre entreprise.
L'amélioration de la productivité
L'archivage est important pour toute entreprise qui souhaite se démarquer de ses concurrents. En effet, les enjeux de l'archivage en entreprise sont bien réels, surtout sur le plan financier. Les données étant nombreuses, il est important de trouver un lieu pour toutes les ranger. Un document perdu peut coûter jusqu'à 700 euros pour son remplacement. Et à mesure que l'ensemble se développe, il y aura plus de documents à conserver. Que ce soit la fiche de paie des salariés ou un contrat conclu avec un client, tous possèdent une grande importance pour l'entreprise.
A supposer que vous perdez plusieurs documents, il y a bel et bien des risques de causer un vide dans le budget prévisionnel. Ce qui pourrait faire subir un temps d'arrêt à l'entreprise. De plus, l'archivage de documents en entreprise peut permettre de réduire les coûts opérationnels. En réalité, confier l'archivage à un professionnel nécessite un vrai budget. S'en occuper en interne aidera à faire d'énormes bénéfices sur le long terme.
Faciliter les procédures judiciaires
L'archivage de documents n'est pas seulement important pour la santé financière de l'entreprise. Elle peut également l'aider à préserver son image. Dans l'éventualité où l'entreprise sera poursuivie en justice, des documents peuvent être demandés. Et dans ce cas, seul un bon archivage permettrait de la protéger contre toute action à son encontre. Cela souligne tout l'intérêt de stocker les documents en interne.
En réalité, une entreprise qui se trouve dans l'incapacité de présenter les documents encourt diverses sanctions. Ces dernières peuvent aller des charges légales aux amandes. Peu importe la nature du document et quel que soit son degré d'importance, il est important d'opter pour l'archivage en interne. Agir ainsi pourrait grandement vous être utile en cas de réclamations judiciaires. De plus, recourir à l'archivage est un bon moyen pour réaliser aisément votre audit.
Archivage physique ou numérique : lequel choisir ?
Il est important pour toute entreprise d'adopter de bonnes démarches afin de tirer le meilleur parti de l'archivage. Aujourd'hui, il existe plusieurs moyens d'archiver ses documents. Cela peut se faire aussi bien en version physique qu'en version électronique. Si vous optez pour l'archivage physique, alors il est nécessaire d'optimiser le rangement des documents. Ces derniers doivent être classés selon un ordre précis. Par exemple, par liste alphabétique ou par ordre d'importance. Quant à l'archivage numérique, il faudrait penser à utiliser des outils de conservation sécurisés.
N'hésitez pas à en utiliser plusieurs afin de toujours avoir vos données à l'abri. Par ailleurs, au vu du caractère confidentiel des données, mettez un accent sur la sécurité lors du choix des outils d'archivage. Enfin, sachez que le bon sens voudrait que vous adoptiez un modèle hybride. C'est-à-dire que vous devez faire simultanément l'archivage physique et numérique.